Für Verwaltungen stellt eine KI-unterstützte, automatisierte Protokollierung eine enorme Arbeitserleichterung dar und ermöglicht vor allem eine zeitnahe Vorlage der Niederschrift an die Sitzungsteilnehmenden kurz nach der Sitzung. Hierfür notwendig ist eine Audioaufzeichnung in guter Qualität.
Mit RatsTV.com gestreamte Sitzungen erfüllen genau diese Voraussetzung. Aus diesem Grund kann RatsTV.com neben dem Livestreaming und der Erstellung von jederzeit abrufbaren Aufzeichnungen zusätzlich zur automatisierten Protokollierung verwendet werden. Dabei werden drei Dateien erstellt
Transkription
Aus der Audiospur der Sitzungsaufzeichnung wird zunächst eine Datei erstellt, die die Sitzung Wort für Wort verschriftlicht und mit Zeitstempeln versieht. Auch wenn eine solche Datei teilweise als „Mitschrift“ bezeichnet wird, ist sie von einer Sitzungsniederschrift noch weit entfernt. Allenfalls leistet Sie wertvolle Hilfe bei der Erstellung des Protokolls, weil sie die protokollführende Person von mühseligen Handmitschriften entlastet. Was einer solchen Transkription vor allem fehlt ist der Hinweis darauf, von wem eigentlich welcher Beitrag stammt. Und genau hier kommt die Stärke von RatsTV.com zum Zuge: Durch die automatische Stimmenerkennung werden alle Passagen innerhalb der Datei der korrekten Person zugeordnet.
Ergebnisprotokoll
Auf Basis der Transskription erstellt RatsTV.com mit Hilfe eine KI eine Niederschrift der Sitzung, in der für jeden Tagesordnungspunkt die Besprechung zusammengefasst wird, sowie die Beschlüsse und die Abstimmungsergebnisse aufgeführt werden. Dabei steht die KI jedoch letztlich vor demselben Problem wie jeder menschliche Protokollant: Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden und die Ergebnisse so zu formulieren, dass sie wirklich dem Sachverhalt gerecht werden. Hierzu sammelt RatsTV.com sämtliche Informationen, die im Ratsinformationssystem zum Tagesordnungspunkt veröffentlicht sind. Je besser hier der diskutierte Sachverhalt beschrieben ist und die Beschlussvorlagen vorformuliert sind, desto qualitativ hochwertiger wird das Protokoll und bedarf weniger Nachbearbeitung vor der Veröffentlichung.
Anhang mit Wortbeiträgen
Neben dem Ergebnisprotokoll erstellt RatsTV.com noch einen wertvollen Zusatz, der im Rahmen einer personenerstellten Niederschrift wohl nirgendwo in dieser Form realisierbar ist. Für jeden Tagesordnungspunkt werden die Wortbeiträgen sortiert nach den jeweiligen Fraktionen zusammengefasst und auch die Namen der Redner genannt. So lässt sich im Nachhinein dokumentiert nachvollziehen, welche Positionen zu einem Thema vertreten und öffentlich geäußert wurden und welche Kontroversen es im Laufe der Diskussion gegeben hat.